สูตร Excel พื้นฐานที่ควรรู้ ถ้าอยากทำงานให้เร็ว จัดการข้อมูลได้ดี แบบมืออาชีพ

สูตร excel

ในการทำงานในยุคสมัยปัจจุบันนั้น มักจะมีจัดการข้อมูลที่ค่อนข้างเยอะ ไม่ว่าจะเป็น การวางแผนการทำงาน การคำนวนตัวเลข การทำกราฟ หรือ การทำสรุปผลข้อมูล รวมไปถึงการจดบันทึกต่างๆ ซึ่ง การใช้ excel หรือ google sheet มักจะเป็นเครื่องมือที่ใช้จัดการกับข้อมูลต่างๆได้เป็นอย่างดี

วันนี้ผมได้รวบรวมสูตร excel หรือ google ที่ควรรู้ที่จะทำให้การทำงานของเราง่ายขึ้นครับ

ในตัวอย่างทั้งหมดที่ใช้ จะสอนการใช้สูตรจาก Google Sheet นะครับ ซึ่งสามารถนำไปใช้ใน excel ได้เหมือนกันครับ


Excel พื้นฐานที่ควรรู้

 


พื้นฐานการใช้ Excel ที่ควรรู้

  • การใช้คำนวณในทางคณิตศาสตร์ เช่นการ บวก ลบ คุณ หาร

การบวก =A1+B1
การลบ  =A1-B1
การคูณ =A1*B1
การหาร =A1/B1

  • การทำ text operation เช่น =A1&B1 คือการนำข้อความในช่อง A1ต่อกับข้อความในช่อง B1 และการใช้ช่องว่างในข้อความเช่น =A1&” “&B1 คือการแทร่องว่างเข้าไป
  • การเช็คมากกว่าน้อยกว่า โดยเราจะได้ค่าการเช็คกลับมาสองแบบ ก็คือ TRUE  หรือ FALSE
    เช่น =A1>B1 จะเป็นการเช็คว่า A1 มากกว่า B1 หรือไม่การเช็คมากเท่ากับ หรือ น้อยกว่าเท่ากับ =A1>=B1 ก็สามารถเช็คได้เหมือนกันครับ

สูตร excel sum


สูตรนี้แทบจะเป็นสูตรที่ถูกใช้บ่อยที่สุดเลยครับ เพราะนำไปกระยุกต์ใช้ได้เยอะ และยังสะดวกในการรวมผลลัพธ์การบวกของข้อมูลต่างได้ด้วย ซึ่งการบวกใน excel เราสามารถทำได้ด้วยวิธี =A+B โดยที่ A คือ cell ช่องแรก และ B คือ cell ช่องที่สองครับ แต่ถ้าหากเรามีข้อมูลเยอะ อาจจะพิมเองทั้งหมดไม่ไหว ดังนั้นเราสามารถใช้วิธี sum ได้ดังตัวอย่าง

=sum(จำนวนช่องแบบ range ที่ต้องการจะรวมผลบวก)

เช่น
=sum(A1:A10) – หรือการบวกตัวเลขตั้งแต่ A1 ถึง A10 ครับ

ไม่ยากเลยใช่มั้ยครับ แต่ในความเป็นจริงการบวกข้อมูลมักจะไม่ได้รวมข้อมูลง่ายๆ แบบนี้เพราะตัวข้อมูลมักจะมีความซับซ้อนอยู่ หรือมีเงื่อนไขในการรวม หากเราต้องการรวมผลลัพธ์ให้เร็วขึ้นตามเงื่อนไขที่เราต้องการ เราจะต้องใช้สูตรที่เรียกว่า sumif ครับ

 

สูตร excel sum แบบมีเงื่อนไข


ใน excel สูตร sumif จะมีสองเวอร์ชั่น ตามนี้ครับ

=sumif() – การรวมที่มีเงื่อนไขแค่ข้่อเดียว

=sumifs() – การรวมที่มีเงื่อนไขหลายข้อ

ในตัวอย่างนี้ผมจะสอนแบบ sumifs นะครับเพราะว่า sumifs เองสามารถใช้สำหรับเงื่อนไขเดียวได้ด้วย ดังนั้นรู้วิธีที่ใช้ได้หลายอย่างจะดีกว่าครับ


ตัวอย่างข้อมูลที่จะใช้

โจทย์: ต้องการหาราคารวมของหมวดหมู่ เฟอร์นิเจอร์ด้วย sumifs()

สูตร excel sum แบบมีเงื่อนไข

=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criterion1, [criteria_range2, …], [criterion2, …])

sum_range – column ที่เราจะบวก โดยให้ใส่เป็น range เช่น c1:c10
criteria_range1 – column ของเงื่อนไขที่เราจะหา ใส่เป็น range เช่นกัน
criterion1 – เงื่อนไขที่เราต้องการจะหาครับ


ดังนั้นในโจทย์นี้ เราจะใช้สูตร sumifs แบบนี้ครับ

=SUMIFS(c2:c8, b2:b8, “เฟอร์นิเจอร์”)

สมมติว่าโจทย์เปลี่ยนเป็น อยากได้ผลรวมของ เฟอร์นิเจอร์และเสื้อผ้า เราก็สามารถเพิ่มเงื่อนไขต่อท้ายได้เลยแบบนี้ครับ

=SUMIFS(c2:c8, b2:b8, “เฟอร์นิเจอร์”,b2:b8,“เก้าอี้”)

ที่ต้องใส่ b2:b8 อีกรอบเพราะเป็นการเช็คเงื่อนไขที่สองดังนั้นเราจะต้องระบุ column ที่เราจะหาเงื่อนไข และ ตัวเงื่อนไข ของเราอีกรอบนึงครับ

 

tips: เวลาจะใส่ตัวหนังสือลงในสูตรที่ไม่ใช่ตัวเลข ถ้าเราไม่ได้ reference หรือการใส่ช่อง cell ต้องใช้ ” ” ที่ด้านหน้าและด้านหลังของตัวหนังสือด้วยนะครับ

 

สูตร excel นับจํานวน


สูตรที่สองที่เป็นที่นิยมในการใช้ทำ excel ก็คือการนับจำนวนข้อมูลที่เหมือนกัน ในตารางหรือ table ของเราครับ สูตรนี้จะมีประโยชน์ถ้าเรามีข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งเราไม่สามารถมานั่งนับเองได้แน่ๆ เพราะนอกจะตาลายแล้ว ยังจะมีโอกาสนับผิดด้วยครับ ดังนั้นการใช้สูตร excel การนับจำนวนเข้ามาช่วย จะช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และได้ข้อมูลถูกต้องครับ

 

โจทย์: ต้องการหาจำนวนสินค้าที่อยู่ในหมวดหมู่ “เสื้อผ้า” ว่ามีกี่ชิ้น?

อ้างอิงจากตารางเดิมนะครับ

สูตร excel sum แบบมีเงื่อนไข

หากเราต้องการหาจำนวนสินค้าที่อยู่ในหมวดหมู่ “เสื้อผ้า” หากแปลให้เข้าใจง่ายขึ้นก็คือ มีคำว่า “เสื้อผ้า” กิดขึ้นกี่ครั้งในตารางช้อมูลของเรานั่นเองครับ ซึ่งเราจะใช้สูตร =countifs() ในการหาคำตอบครับ (countif มีสองแบบคล้ายๆกับ sumif นะครับซึ่งผมแนะนำว่าให้ใช้แบบมี s เหมือน sumifs ข้างบนครับจะครอบคลุมกว่า)

การใช้ countifs

=COUNTIFS(criteria_range1, criterion1, [criteria_range2, …], [criterion2, …])

criteria_range1 – column ที่เราจะบวก โดยให้ใส่เป็น range ในทีนี้ผมจะใช้ b1:b10 ครับ
criterion1 – คือเงื่อนไขที่เราต้องการจะนับ

ดังนั้นสำหรับโจทย์นี้เราจะใช้ countifs() แบบนี้ครับ

         =countifs(B1:B10,“เสื้อผ้า”)

ถ้าหากจะนับแบบหลายเงื่อนไข เช่นอยากจะนับสินค้ากลุ่ม เฟอร์นิเจอร์ด้วย สามารถทำแบบนี้ได้ครับ

=countifs(B1:B10,“เสื้อผ้า”,B1:B10,“เฟอร์นิเจอร์”)

สูตร excel วันที่


สูตรที่นิยมใช้อีกสูตรนึงคือการเรียกวันที่ครับ ไม่ว่าจะเป็นวันปัจจุบัน เมื่อวาน วันพรุ่งนี้ เราสามารถนำมาคำนวนระยะเวลาแบบวัน เดือน ปี ต่างๆต่อไปครับ

=today() – การเรียกวันปัจจุบันหรือวันนี้
=today()-1 – การเรียกวันที่ก่อนหน้าหรือเมื่อวานครับ
=today()+1 – การเรียกวันที่ของพรุ่งนี้ครับ

วันที่เราสามารถคิดแบบคณิตศาสตร์ได้เลยคือเราสามารถบวกลบกันได้ปกติเลยครับ 

สูตร excel หาต้นเดือน และ สูตร excel หาสิ้นเดือน


เราจะใช้สูตร eom() หรือ end of month คือการเรียกหาวันสุดท้ายของเดือนโดยวิธีการใช้มีดังนี้ครับ

=eom(วันที่ที่เรากำลังสนใจ, ตัวเลขเพื่อระบุเดือนที่ต้องการ)


เช่น สมมติวันนี้วันที่ 25 Oct 2020

=eom(today() , 0 ) จะเท่ากับ 31 Oct 2020
=eom(today() , -1 ) จะเท่ากับ 30 Sep 2020
=eom(today() , 1 ) จะเท่ากับ 30 Nov 2020

eom() ยังสามารถใช้เพื่อเรียกหาวันต้นเดือนได้ครับด้วยวิธีนี้

ถ้าต้องการวันที่ 1 ของเดือน Oct 2020

=eom(today() , -1) + 1

ซึ่งจะเท่ากับ วันที่ 30 Sep 2020 แล้วเพิ่มไป 1 วันหรือวันที่ 1 Oct 2020 นั่นเองครับ

ตัวอย่างการใช้ date ใน excel ครับ

สูตร vlookup


การใช้ vlookup ในการค้นหาข้อมูลในฐานข้อมูลนั้น เป็นสูตรที่นิยมมากสูตรหนึ่งเลยครับ แต่ด้วยตัวสูตรเองมีรายละเอียดเยอะ ผมได้ทำเนื้อหาแยกไว้ในอีกบทความนึงโดยเฉพาะ หากใครสนใจอยากศึกษาวิธีใช้ vlookup ให้ถูกต้อง สามารถอ่านได้จากบทความนี้ได้เลยครับ > การใช้ vlookup

 

สรุปสูตร Excel พื้นฐาน


ข้อดีของ excel คือความสามารถในการนำข้อมูลมาวืเคราะห์และประมวลผล เพื่อให้ได้คำตอบของโจทย์ที่เราต้องจะหา สูตร excel มีตั้งแต่สูตรพื้นฐานไปจนถึงสูตรขั้นสูงซึ่งมีหลายสูตรที่ถ้าหากเรารู้ เราจะสามารถทำงานได้เร็วและดียิ่งขึ้นแน่นอนครับ